Künstliche Intelligenz
KI-Nutzung dokumentieren: Was bei einer Betriebsprüfung zählt
Prozesse, Freigaben und Datenherkunft so festhalten, dass Ergebnisse nachvollziehbar bleiben.
Von Roland Elias · Steuerberater · Veröffentlicht am 24. September 2026
Die kurze Antwort
Worum es wirklich geht
Wenn KI an steuerlich relevanten Abläufen beteiligt ist, braucht es eine klare Prozessbeschreibung. Nicht jeder einzelne Prompt gehört in einen Aktenordner. Aber das Unternehmen sollte erklären können, welches System welche Aufgabe übernimmt und wer das Ergebnis kontrolliert.
Praxis
Diese Punkte gehören auf den Tisch
- Einsatzbereich und verwendetes System beschreiben.
- Verantwortliche Personen und Freigabeschritte benennen.
- Änderungen an automatisierten Abläufen versionieren.
- Aufbewahrung und Datenschutz gemeinsam denken.
Einordnung
Mein Blick aus der Beratung
Ein Satz wie „Das hat die KI gemacht“ ist keine Verfahrensdokumentation. Entscheidend bleibt, wie aus Eingangsdaten ein geprüftes Ergebnis wurde.
Häufige Fragen
FAQ zum Thema
Muss jeder einzelne Prompt archiviert werden?+
Nicht pauschal. Wichtiger ist, dass Einsatzbereich, Datenfluss, Systemversion und menschliche Freigabe nachvollziehbar beschrieben sind.
Wie werden Änderungen an KI-Prozessen dokumentiert?+
Wesentliche Änderungen sollten versioniert und datiert werden. So bleibt erkennbar, welcher Prozess zu welchem Zeitpunkt galt.
Weiterlesen
Mehr aus Künstliche Intelligenz
KI-Tools als Betriebsausgabe: Abos, Ausland und Vorsteuer
Was bei ChatGPT, Bildgeneratoren und anderen Software-Abos in der Buchhaltung zählt.
KI in der Buchhaltung: Automatisieren ja, Verantwortung abgeben nein
Welche Aufgaben sich beschleunigen lassen und wo fachliche Kontrolle unverzichtbar bleibt.
KI im Unternehmen: Vier Steuerfragen vor dem ersten Einsatz
Kosten, Daten, Leistungserbringung und neue Erlösmodelle rechtzeitig einordnen.